2023 年 9 月,抖音首次上線和大家見面;2023 年,隨著短視頻的大熱,抖音也開始展現強勁的發展勢頭;直到今天,抖音已成為 DAU 7 億的“國民級應用”。

6 年的時間里,除了不斷打磨產品本身,滿足用戶的需求、優化使用體驗,抖音團隊還將自己一路走來的先進知識、管理理念和實踐經驗沉淀到飛書項目中,為字節內外部的產研團隊打造了一條項目管理的核心生產線。

工欲善其事,必先利其器

項目管理是任何一家公司都繞不開、逃不過的工作。無論是規劃時間進度、配置人力資源成本、質量的把控、風險的規避、結果的交付還是整體項目把控,團隊內外的高效溝通、信息流轉,任何一個環節都不能只有“紙上談兵”的理論,而沒有實踐經驗的沉淀和智能化的工具參與其中。

早期的抖音團隊用 Airtable、Jira 等不同的工具來管理需求,以交錯更新的進度進行產品的迭代,但是這樣的速度很難滿足用戶不斷豐富多樣的需求;同時,抖音團隊的規模也在迅速擴張,研發資源流動和跨項目調配訴求非常頻繁。從百人團隊到千人大軍、每個崗位使用的工具都不同,信息該如何進行快速、高效地流轉與對齊統一呢?

由此,抖音團隊內部開始嘗試自研一個可以將所有工具和信息都打通的項目管理與版本迭代的工具,這也是飛書項目誕生之初的使命。歷經 2 年的內部打磨與沉淀,2023 年 8 月,飛書項目不僅成為抖音團隊背后高效的“生產線”,也成為字節內部統一的項目管理平臺。2023 年 5 月,飛書項目正式對外發布,把沉淀的項目管理經驗賦能給更多行業的產研團隊,和大家一起共創,不斷豐富飛書,讓更多的團隊降本增效又提質,交付更好的產品。目前,飛書項目已簽約 100 余家企業客戶,包括理想、安克創新、Keep、獵聘等各行業的先進企業。

有條不紊的秘訣,始于「流程」

團隊對齊目標,層層拆解,制定一個計劃,所有成員依計劃行事,但凡過程中出現人員變動、資源緊缺、數據錯誤、信息不統一等情況,都將直接影響產品的一個生命周期。

高效高質的按需交付同有條不紊地推進項目息息相關。這也是抖音在項目管理實踐中,一開始就將“流程管理”放在非常重要位置的原因。

在飛書項目的“流程管理”中一個非常重要的理念是關注端到端的價值,而不只是過程的管理。流程將團隊成員鏈接起來,每個人都可以一目了然地了解不同的角色和交付路徑,快速清晰地了解整個項目的全貌、明確自己的角色和工作職責、熟悉工作流程和上下游相關的同事與環節,“有的放矢”地開展自己的工作。

飛書項目沉淀的項目協同 SOP,讓無論如何變化的項目和團隊,都能快速對齊信息,統一共識。同時,大家也可以更多地關注到自己所做工作的意義和價值,幫助大家在每天繁雜冗余的工作中,快速發揮價值,在需要聚焦和重點投入的關鍵節點上價值最大化。

最好的流程,順其自然地融入到工作中。以往,項目管理離不開 PMO 的推動,而飛書項目將標準節點都提前預置在流程中,以后不用被催被點名,團隊所有成員都在流程中自我驅動后推動著項目的發展。

因地制宜地進行流程設計。搞得了標準化,也能做定制化。PMO 在飛書項目中可以根據實際需求,裁剪刪除協作 SOP 中不相關的節點和角色,把特殊需求用開關的形式配置,動態調整流程,從而使項目在標準化之上完成快速的定制化交付,改需不降效。

對核心場景的需求進行全面的評估時,要加強把控關鍵流程節點。在節點中引入負責人的同時不忘群策群力的智慧,在項目加入設立【綜合評審】的機制,再通過【投票】直接在線收集意見和反饋,提高決策效率,將決策在飛書項目積累,形成閉環,為之后沉淀有價值的信息參考。

流程自動化,化身工作中貼心的小天使。研發環節在代碼平臺完成合并,飛書項目可以自動集成,節點自動流轉通過,不需要研發再額外花時間“填系統”,也不用擔心自己忘了“點節點”,專注寫代碼就好。

坦誠清晰,一鍵自動加你進入群聊

一個復雜需求的項目落地,涉及人員很多,發生變動也是家常便飯。如何讓每個人對自己的上下游信息都能實時對齊、持續跟蹤和了解?

于細微之處彰顯飛書項目的魅力。飛書項目的“需求關聯群”功能可以消除信息不對等帶來的流程損耗;“自動拉群”讓相關角色一鍵入群,針對需求進行深度溝通。后期新加入的成員隨著新增關聯角色,就可以自動入群,閱讀群內的永不刪除的消息記錄,了解過往背景、歷史決策和最新進展等信息。

飛書項目希望通過這樣的方式,讓大家感受到字節“坦誠清晰”的文化理念,讓所有人的溝通都高效可追溯。現在,自動拉群已經成為字節內部很多團隊在流程配置初期就啟用的功能。

一圖在手,“操盤手”盡在掌握

提效的方法有多種,但是我們要選一條更“智慧”的路。催收各團隊的總結和數據后,才是讓 PMO 頭疼萬分的時刻,每個熬夜加班的夜晚都不得不化身為一個盡職盡責、細致耐心的“管家婆”。但是有時候等數據算出來,發現項目已經走向了下一個階段,數據的及時性完全跟不上節奏,真是費力也不討好。

如果在飛書項目中設定 PMO 關心的指標和維度,度量視圖功能模塊就可以把項目中的數據實時存到原生沉淀在大盤里,不僅高效、清晰、準確地了解項目表現,此刻,PMO 像化身“操盤手”一般,在項目中更加游刃有余地深入分析,來及時響應瞬息萬變的市場,提出更多項目優化的方案。